Schwerpunkte

Die Gesamterneuerung des Universitätsspitals Zürich (USZ) stellt hohe Anforderungen an die Mitarbeitenden. Sie erbringen ihre tägliche Arbeit in einer in die Jahre gekommenen Infrastruktur, die nicht mehr in jedem Fall funktional und zeitgemäss ist. Die langen Wege und die teils komplexen Raumsituationen kompensieren die Mitarbeitenden mit hohem Engagement und einer guten Zusammenarbeit. Zur Tagesarbeit hinzu kommen die Vorbereitungsarbeiten für die Gesamterneuerung, die für alle Mitarbeitenden bereits im Geschäftsjahr 2018 spürbar geworden sind. Die Mitarbeitenden aus den medizinischen Bereichen bereiteten sich auf die Inbetriebnahme der neuen Räumlichkeiten SUED2 und des Ambulatoriums USZ Flughafen vor. Mitarbeitende der Verwaltung werden 2019 ein neues Bürogebäude in Stettbach beziehen. Zudem findet auf dem Kernareal eine Verdichtung von Arbeitsplätzen statt, damit das Baufeld für die erste Etappe des Neubaus freigemacht werden kann. Alle diese Aktivitäten führen zu einer erhöhten Belastung der Mitarbeitenden durch Lärm, Umzüge und eine damit verbundene Unruhe.

Messung von Engagement und Zufriedenheit

Aus diesem Grund wurde im Geschäftsjahr 2018 eine umfassende Mitarbeitendenbefragung durchgeführt. Das USZ wollte damit vor Beginn der grossen Veränderungsprojekte eine Messung des Engagements und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden vornehmen. Die Befragung soll während der Gesamterneuerung des USZ in regelmässigen Abständen wiederholt werden. Damit kann die Wirkung der Begleitmassnahmen und des Change-Managements während des Projektfortschritts gemessen und gegebenenfalls angepasst oder intensiviert werden.

Die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung waren sehr erfreulich. Zum hohen Engagement der Mitarbeitenden trugen insbesondere der Arbeitsinhalt, die Zufriedenheit mit der direkten Führungskraft sowie das Teamwork bei. Den grössten Handlungsbedarf orteten die Mitarbeitenden bei der Entlohnung sowie beim organisationalen Lernen und beim Umgang mit Veränderungen. Die Ergebnisse der Befragung wurden in allen Organisationseinheiten des USZ ausführlich kommuniziert, und es wurden in den Medizinbereichen und Direktionen entsprechende Massnahmen abgeleitet. Die Umsetzung und die Wirkung der Massnahmen werden im Rahmen der Strategieumsetzung gemessen und nachverfolgt.

Wandel im betrieblichen Gesundheitsmanagement

Um den neuen Herausforderungen der immer komplexer werdenden Arbeitswelt und der sich ändernden Rahmenbedingungen am USZ gewachsen zu sein, engagiert sich das Gesundheitsmanagement (GHM) des USZ zusammen mit verschiedenen internen und externen Fachexperten – menschlich und ambitioniert – für die Gesundheit und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden.

Das bereits seit mehreren Jahren bestehende, vielseitige Angebot zur gesundheitsförderlichen Arbeitsgestaltung wurde dieses Jahr gezielt weiterentwickelt. Basierend auf einer umfassenden Analyse und vor dem Hintergrund der neuen Strategie, wurde die Stossrichtung für die Weiterentwicklung des GHM abgeleitet: «Förderung der Früherkennung, des frühzeitigen Handelns und der Unterstützung.»

Das bewährte Beratungsangebot für Mitarbeitende, das bei Bedarf frühzeitig eine vertrauliche Gesundheitsberatung im GHM anbietet, wurde erweitert. Zudem wurden die Betreuung und das Schulungsangebot im Anwesenheitsmanagement und im Case Management (CM) weiterentwickelt. Im Bereich der Prävention wurden neue Angebote entwickelt. Neben einer interdisziplinären Weiterbildung «Persönliche Ressourcen stärken» wurden verschiedene massgeschneiderte Interventionen und Fortbildungen für Mitarbeitende zum eigenverantwortlichen Umgang mit der Gesundheit sowie zur Befähigung von Führungskräften im Thema Führung und Gesundheit konzipiert und durchgeführt. Die präventive und ressourcenorientierte Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften zum Thema Gesundheit am Arbeitsplatz, die übergeordnete Prozessgestaltung im AWM sowie das gemeinsame Erarbeiten von Win-win-Lösungen im Case Management haben bereits Wirkung erzielt. Diese zeigte sich deutlich in der sinkenden Absenzenquote und der gesteigerten Wiedereingliederungsquote. Gestärkte Ressourcen haben einen positiven Effekt sowohl auf die Gesundheit jedes einzelnen Mitarbeitenden als auch auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Wandel in der Personalgewinnung

Das Jahr 2018 stand für die Personalgewinnung ganz im Zeichen der Modernisierung. So wurde gleich zu Beginn des Jahres der Rekrutierungsprozess zeitgemäss angepasst. Die Herausforderung liegt darin, den hohen Qualitätsansprüchen des USZ gerecht zu werden und gleichzeitig neue Wege im Zeitalter der Digitalisierung zu erschliessen. Die Rekrutierung kann nicht mehr isoliert betrachtet werden. Ein ganzheitlicher Ansatz ist notwendig, um sich als attraktiver Arbeitgeber auf dem Markt positionieren zu können und somit dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Es ist nicht mehr zeitgemäss, Stelleninserate in Printmedien zu schalten und darauf zu warten, bis sich die Kandidatinnen und Kandidaten beim Unternehmen melden. Ergänzende Hilfsmittel wie Direktansprache oder Netzwerke sind wichtig, um den Arbeitsmarkt proaktiv zu bearbeiten. Es wurde eine Employer-Branding-Strategie definiert, die den Auftritt des USZ als attraktiven Arbeitergeber inhaltlich und formal regelt. Besonders erfolgsversprechend ist die übergreifende Social-Media-Strategie, die sowohl die Mitarbeitenden wie auch den Arbeitnehmermarkt miteinbezieht. Die Präsenz des USZ wurde insbesondere auf Facebook und Instagram verstärkt, und verschiedene Kampagnen machten auf das USZ als attraktiven Arbeitgeber aufmerksam. Dabei ist die Unterstützung der Mitarbeitenden enorm wichtig, um ein authentisches Bild in der Öffentlichkeit zeichnen zu können.

Alle diese Änderungen tragen wesentlich dazu bei, den Bedarf an neuen Mitarbeitenden auch in Zukunft schnell, professionell und qualitativ hochwertig abdecken zu können.

Digitalisierung der Prozesse

Nachdem im Vorjahr das USZ-eigene Personalinformationssystems SAP/HCM in Betrieb genommen werden konnte, wurden 2018 verschiedene Personalprozesse digitalisiert. So wurden sämtliche Personaldossiers gescannt und elektronische Personalakten angelegt. Künftig haben Mitarbeitende und Vorgesetzte jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf ihre elektronischen Dossiers. Damit ist das USZ für die anstehende Dezentralisierung der Standorte vorbereitet. Nach und nach werden die heutigen papierbasierten Personalprozesse durch workflowunterstützte Prozesse abgelöst. Papierflut und Bearbeitungszeit reduzieren sich dadurch, und die Qualität der Prozesse wird erhöht.